Privacy Statement GDPR / AVG

Privacy statement English

This is the privacy Statement of D. van Houten Import-Export B.V. (Hereinafter referred DVH or we). DVH is located in Groningen at the Kaskinenweg 11. The Chamber of Commerce Number of DVH Is: 58250891. DVH Responsible for the processing of personal data.

In this statement we explain what our general policy is in relation to the processing of personal data. We describe which personal data we process, how we guarantee your privacy and what rights you have. This statement relates to data we process from customers, visitors to our website, suppliers and all other affiliates of DVH.

What are the general privacy policies of DVH?

1. DVH respects the privacy of all visitors to its website https://www.dvh-import.com, of her (potential) customers and relationships.

2. DVH puts the security and confidentiality of your personal data first and will carefully handle your personal information.

3. DVH share your information only with parties that it enables for the provision of its services and with parties with which it must share information on the basis of a legal obligation.

4. DVH is constantly looking for ways to improve its service and to tailor it as much as possible to your personal wishes and needs. This implies DVH always take your privacy into account and adhere to the requirements of the applicable data protection legislation.

When do we collect your personal data and how do we get it?

DVH processes your personal information because you:

1. Make use of its services.

2. Entered your details or via common channels, such as e-mail, the website or by telephone.

3. Visit the website of DVH.

4. Have a business relationship with DVH.

5. Apply to DVH.

Most of the data we collect from you has been delivered by yourself. Which data depends on the specific services. In some cases we can retrieve the data from our database so you don’t have to supply your data repeatedly.

For what purposes do we collect your personal data?

DVH process your personal data for the following purposes:

1. Communication. We will use your contact details to contact you if necessary, for example for the settlement of warranty or recall of products, sending invoices, quotations, purchase orders and reminders. To inform you about our services and to notify you of actions and new products.

2. Execute contract. If you are a customer or supplier of DVH we will process your data for the preparation, establishment and execution of the agreement.

3. Application procedure. Both following open applications and following a vacancy.

4. Laws and regulations. We process your personal data if we are obliged to do so on the basis of laws and regulations.

5. Security. To guard about our property and to ensure the safety of our staff and our customers, DVH building(s) and car parks are equipped with cameras.

6. Marketing analysis and research. We use your purchase data for making analyses. We also use your data for general market research.

7. Personalised offers. We use your purchase information to make offers that are tailored to your preferences and interests.

8. Direct marketing/advertising. 

What are the bases for the processing?

We process your data because we need this information for preparing or executing the agreement with you, because we have a legal obligation, you have granted permission to do so or because we have a legitimate interest.

If you have given DVH permission to process your personal data for certain purposes, you may revoke this consent at any time in the same manner as you have provided it.

For which processes do you use it and which personal data do we collect?

DVH process your personal data with different processes. Below you'll find an overview of the most important processes.

1. Customer Service
You can contact the DVH customer service for all your questions, comments and complaints about the services of DVH and your purchases.

Often, customer service will ask you to leave certain details or to have your customer number so that they can serve you well. Sometimes it will be necessary to share your data with third parties, for example a repairman or the supplier in case of warranty.

On the website of DVH you can contact DVH for example, if you have a question or a complaint. This is included in our customer service and will be handled as soon as possible. The information we ask you to fill out is needed to be able to communicate with you and be able to serve you as quickly as possible. Your completed data will be sent encrypted. This information is not used for any purpose other than handling your question or complaint.

2. Ordermanagement
DVH processed personal data of its customers needed for processing orders and implementation this. The data that DVH processed from its customers are the names and contact details of the contacts and other information if required in a specific case.

3. Financial
DVH processed personal data of its customers and suppliers needed for processing orders and implementation of it. The data that DVH processed from its customers and suppliers are the names and contact details of the contact persons and other information if this is necessary in a specific case for sending invoices, quotes, sales orders, purchase orders, and reminders.

4. Email
We will gladly inform you about our offers, products, new price lists and services. To do this, we use your contact information that you have provided to us in the context of requesting your DVH account.

5. Product Recall
It may happen that something is wrong with a product you bought from us. We use your purchase data and customer details to see if and when you purchased the product and to contact you. In exceptional situations, if your health, wellbeing or safety is at risk and you need to be informed as soon as possible, we may decide to share your information with the supplier or other third parties in order to take the necessary actions can undertake. In that case we will always agree with these third parties that they are only allowed to use your data for the recall action and then have to remove it.

6. Camera surveillance
We protect our employees, customers and property with cameras. These cameras are clearly visible and when you have entered one of our properties you will be alerted to the presence of camera surveillance.

7. Purchase/Suppliers
DVH processes personal data of its suppliers necessary for the purchase of products and the execution of the agreements with the suppliers. The data that DVH processed from its suppliers are the names and contact details of the contact persons and other data if this is necessary in a specific case.

8. Applications
If you apply at DVH The information you provide will be processed. These include:

1. Name and address information;

2. e-mail address, telephone number and other contact information;

3. Birth data/age;

4. Sex

5. Curriculum vitae (CV), information on training, internships and work experience

6. Data on training and training and/or assessments that you have followed or done through us;

7. availability data;

8. Other information which may be of interest in the context

9. Assessment of the suitability of the candidate, e.g. references

10. Certificates, nationality and work permit;

11. Other information you have provided to us.

This information is only accessible to the recipients of this information and the persons involved in the selection procedure and conversations. DVH uses this information only for and during the application process.

How long do we keep your personal data?
DVH keeps your personal data not longer than strictly necessary to achieve the goals for which your data is collected. What does that mean in concrete terms?

Do we share your information?

All data we process is stored in the data centers of AFAS or their IT service providers. We share your data with third parties enabled by us like carriers such as UPS, TNT, DHL, etc, e-mail and postal workers. We will only share this information in order to comply with our contractual obligations and execution of it.

When we share your information with third parties, we impose the obligation on those third parties to protect your personal data properly.

DVH Does not sell your personal data to third parties. Further shares DVH Your information only to parties other than those mentioned above if required to do so by law.

How do we protect your data?

We protect your data to prevent it from being lost or falling into the wrong hands. Some of the measures we take are:

1. We secure our website with a TLS certificate. This will sent encrypted confidential information, for example, provided through The Order Form;
2. Our software has been updated and we are using a firewall;
3. Access to electronic systems is password protected and if remote access is given, we use two-factor authentication;
4. Only authorized staff / third parties have access to your personal data;
5. We use a secure connection to share personal data with third parties;
6. We conclude agreements with third parties who process your personal data in our mission, thereby guaranteeing your privacy.

What rights do you have regarding your personal data?

You have the right to access your personal data to view, correct or delete. In addition, you have the right to Permission to withdraw data processing or Raise objections against the processing of your personal data by DVH. Also, in some cases, you have the right to transfer data. This means that you can submit a request to us to send the personal data that we have from you in a computer file to you or another organization you mentioned.

You may send a request for overviewing, correction, deletion, data transfer of your personal data or request for withdrawal of your consent or objection to the processing of your personal data. Please send an email to Info@dvh-import.com.  

To ensure that the request for inspection has been made by you, we ask you to send a copy of your identity document with the request. In this copy, make your passport photo, MRZ (machine readable zone, these are the two or three lines at the bottom of the cover page of the passport or at the back of an ID card), ID number and Citizen Service (BSN) black. This to protect your privacy. We will assess whether we should and can respond to your request. We will respond as soon as possible.

What if the privacy policies of DVH change?

The rules concerning the protection of personal data and our services may change. We therefore reserve the right to make changes to this privacy statement.

 Privacyverklaring Nederlands

Dit is de privacyverklaring van D. van Houten Import-Export B.V. (hierna “DVH” of “wij”). DVH is gevestigd in Groningen aan de Kaskinenweg 11. Het Kamer van Koophandel nummer van DVH is: 58250891. DVH is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe we jouw privacy waarborgen en welke rechten je hebt.

Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van klanten, bezoekers van onze website, leveranciers en alle overige relaties van DVH.

Wat is het algemene privacy beleid van DVH?

• DVH respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website https://www.dvh-import.com, van haar (potentiële) klanten en relaties.
• DVH stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om.
• DVH deelt jouw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijk verplichting.
• DVH is voortdurend op zoek naar manieren om haar dienstverlening te verbeteren en deze zoveel mogelijk af te stemmen op jouw persoonlijke wensen en behoeften. Daarbij houdt DVH altijd rekening met jouw privacy en houdt zich aan de eisen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?

DVH verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je:

• gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
• je gegevens invult of via de gangbare kanalen, zoals e-mail, de website of per telefoon;
• de website van DVH bezoekt;
• een zakelijke relatie met DVH hebt;
• solliciteert bij DVH.

De meeste gegevens die we van jou verzamelen lever je zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. In bepaalde gevallen kunnen we de gegevens uit onze database halen, zodat jij niet steeds opnieuw je gegevens hoeft aan te leveren.

Voor welke doelen verzamelen we jouw persoonsgegevens?

DVH verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Communicatie. We gebruiken je contactgegevens om contact met je op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de afwikkeling van garantie of recall van producten, het versturen van facturen, offertes, inkooporders en aanmaningen en om je te informeren over onze dienstverlening en om je op de hoogte te stellen van acties en nieuwe producten.
2. Uitvoeren contract. Als je klant of leverancier bent van DVH dan verwerken wij jouw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
3. Sollicitatieprocedure. Zowel naar aanleiding van open sollicitaties als naar aanleiding van een vacature.
4. Wet- en regelgeving. We verwerken jouw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.
5. Beveiliging. Om te waken over onze eigendommen en om de veiligheid van ons personeel en onze klanten te waarborgen is de vestiging van DVH en de parkeerterreinen voorzien van camera’s.
6. Marketing analyse en onderzoek. We gebruiken je aankoopgegevens voor het maken van analyses. Ook gebruiken we je gegevens voor algemeen marktonderzoek.
7. Gepersonaliseerde aanbiedingen. We gebruiken jouw aankoopgegevens om aanbiedingen te doen die zijn afgestemd op jouw voorkeuren en interesses.
8. Direct marketing/adverteren. 

Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?

Wij verwerken jouw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met jou, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, jij daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Als je DVH toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen jouw persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop je deze hebt verstrekt.

Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelen wij?

DVH verwerkt jouw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder tref je een overzicht aan van de belangrijkste processen.

 1. Klantenservice

Bij de klantenservice van DVH kun je terecht voor al je vragen, opmerkingen en klachten over de dienstverlening van DVH en je aankopen.

Vaak zal de klantenservice je vragen bepaalde gegevens te vertrekken of om je klantnummer zodat zij jou goed van dienst kan zijn. Soms zal het nodig zijn om jouw gegevens te delen met derden, bijvoorbeeld een reparateur of de leverancier in geval van garantie.

Op de website van DVH kun je contact opnemen met DVH, bijvoorbeeld wanneer je een vraag of een klacht hebt. Deze komt binnen bij onze klantenservice en wordt zo snel mogelijk afgehandeld. De gegevens die we je vragen in te vullen, hebben we nodig om met jou te kunnen communiceren en je zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn. Jouw ingevulde gegevens worden versleuteld verzonden. Deze gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan afhandeling van jouw vraag of klacht.

2. Ordermanagement

DVH verwerkt persoonsgegevens van haar klanten die nodig zijn voor het verwerken van orders en de uitvoering hiervan. De gegevens die DVH verwerkt van haar klanten zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.

3. Financieel

DVH verwerkt persoonsgegevens van haar klanten en leveranciers die nodig zijn voor het verwerken van orders en de uitvoering hiervan. De gegevens die DVH verwerkt van haar klanten en leveranciers zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is voor het versturen van facturen, offertes, verkooporders, inkooporders en aanmaningen.

4. Email

We informeren je graag over onze aanbiedingen, producten, prijslijsten en diensten. Hiervoor gebruiken we je contactgegevens die je aan ons hebt verstrekt in het kader van het aanvragen van je DVH account.

5. Product Recall

Het kan voorkomen dat er onverhoopt iets mis is met een product dat je bij ons hebt gekocht. Wij gebruiken jouw aankoopgegevens en klantgegevens om te zien of en wanneer je het betreffende product bij ons hebt aangekocht en om vervolgens contact met je op te nemen. In uitzonderlijke situaties, wanneer jouw gezondheid, welzijn of veiligheid in gevaar zijn en je zo snel mogelijk hiervan op de hoogte moet worden gesteld, kunnen we besluiten je gegevens te delen met de leverancier of andere derden om de noodzakelijke acties te kunnen ondernemen. In dat geval zullen we altijd met deze derden overeen komen dat zij jouw gegevens alleen mogen gebruiken voor de recall actie en daarna moeten verwijderen.

6. Cameratoezicht

Wij beveiligen ter bescherming van onze werknemers, klanten en eigendommen onze vestiging met camera’s. Deze camera's zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van één van onze vestigingen word je op de aanwezigheid van cameratoezicht geattendeerd.

7. Inkoop / leveranciers

DVH verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die DVH verwerkt van haar leveranciers verwerkt zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.

8. Sollicitaties

Als je bij DVH solliciteert, dan worden de door jou verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder andere:

• Naam en adresgegevens;
• e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• geboortegegevens/leeftijd;
• geslacht;
• Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of assessments die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de
• beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en
• getuigschriften, nationaliteit en werkvergunning;
• overige gegevens die jij ons hebt verstrekt.

Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie en de personen die bij de selectieprocedure en gesprekken betrokken zijn. DVH gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces.

 Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

DVH bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?

Delen we jouw gegevens?

Alle gegevens die wij verwerken, worden opgeslagen in de datacentra van AFAS of hun IT service providers. Wij kunnen jouw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden zoals vervoerders zoals UPS, TNT, DHL, etc, e-mail- en postverwerkers. We delen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen.

Wanneer wij jouw gegevens met derden delen, leggen wij die derden de verplichting op om jouw persoonsgegevens goed te beschermen.

DVH verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden. Verder deelt DVH jouw gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen als zij daartoe wettelijk verplicht is.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij beveiligen jouw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

• we beveiligen onze website met een TLS-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld die wordt verstrekt via het orderformulier, versleuteld verzonden;
• onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
• toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord en als extern toegang wordt gegeven maken we gebruik van two-factor authentication;
• alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens;
• het delen van persoonsgegevens met derden doen we via een beveiligde verbinding; en,
• we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken waardoor jouw privacy wordt gewaarborgd.

Welke rechten heb je met betrekking jouw persoonsgegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door DVH. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@dvh-import.com.  

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan jouw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.

Wat als het privacy beleid van DVH wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.